Deze privacyverklaring geldt voor het verzamelen, verwerken en gebruikmaken van uw persoonlijke gegevens (‘gegevensverwerking’) in het algemeen en meer specifiek bij het gebruik van de Multi-Office website (www.multi-office.nl).

Wij vinden het belangrijk dat u zich op uw gemak voelt wanneer u gebruik maakt van onze website en dat u zich geen zorgen hoeft te maken over de geheimhouding van uw persoonlijke gegevens. Privacybescherming is voor ons essentieel en wij vinden het erg belangrijk om de gebruikers van onze diensten en afnemers van onze producten inzicht te geven in de verwerking van hun gegevens. Om deze reden willen wij u graag uitleggen welke gegevens Multi-Office verzamelt, met welk doeleinden wij dit doen en hoe u te allen tijde controle uit kunt oefenen op uw eigen gegevens.

Persoonlijke gegevens zijn specifieke gegevens over persoonlijke of zakelijke verhoudingen van een bepaalde of te bepalen natuurlijke persoon.

Wanneer hieronder wordt gerefereerd aan “Multi-Office” wordt daarmee tevens bedoeld de bij de Multi-Office franchiseformule aangesloten franchiseondernemers.

Multi-Office verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn om de door u gevraagde dienst te kunnen uitvoeren of de door u bestelde producten te kunnen afleveren. Wij maken echter ook gebruik van zulke gegevens om onze diensten verder te verbeteren, zodat we deze nog beter op uw behoefte aan kunnen laten sluiten en u kunnen voorzien van informatie die voor u van belang is. Daarnaast slaat Multi-Office gegevens op die benodigd zijn om te kunnen voldoen aan verschillende wettelijke vereisten.

Om u onze diensten en producten te kunnen aanbieden, werkt MULTI-OFFICE nauw samen met verschillende partijen, waaronder partijen die ons helpen bij het onderhouden en optimaliseren van de software, IT-infrastructuur en IT-beveiliging.

Van wie verzamelt Multi-Office (persoons)gegevens?
Multi-Office verzamelt (persoons)gegevens van:

  1. Consumenten (natuurlijke personen);
  2. Bedrijven;
  3. Websitebezoekers.

Hoe verzamelt Multi-Office persoonsgegevens van u?
Multi-Office verzamelt persoonsgegevens van u in onder meer de volgende situaties:

  1. Wanneer u telefonisch contact opneemt met Multi-Office;
  2. Wanneer u diensten en/of producten van Multi-Office wenst af te nemen of afneemt;
  3. Wanneer u met Multi-Office een overeenkomst sluit;
  4. Wanneer u contact opneemt met Multi-Office, bijvoorbeeld per e-mail of via een contactformulier;
  5. Wanneer u de Multi-Office website bezoekt.

Rechtsgrond en doeleinden van verwerking van gegevens

Overeenkomsten met Multi-Office
De gegevens die u in het kader van een overeenkomst aan Multi-Office verstrekt, gebruikt Multi-Office om deze overeenkomst met u uit te voeren. Daarnaast gebruikt Multi-Office de informatie voor persoonsgerichte product- of dienstinformatie en om u te informeren over zaken die verband houden met deze overeenkomst.

Contact met Multi-Office
Wanneer u Multi-Office om informatie verzoekt, verwerkt Multi-Office de daarvoor verstrekte persoonsgegevens om de dienst te kunnen verlenen, de producten te kunnen afleveren of aan het informatieverzoek te voldoen en/of om uw vragen te beantwoorden.

Website bezoek
Op de website worden algemene bezoekgegevens en klikgedrag bijgehouden, zodat de indeling op de website verder geoptimaliseerd kan worden en de informatieverschaffing verbeterd kan worden. Daarnaast kunnen er tijdens het gebruik van de website cookies worden geplaatst op uw computer, smartphone of tablet, zodat de website goed functioneert. Zie verder onder “Het gebruik van cookies” over het gebruik van cookies door Multi-Office.

Doeleinden voor het gebruik van persoonsgegevens
Multi-Office maakt gebruik van persoonsgegevens die u telefonisch, via de website of op een andere wijze aan ons hebt verschaft, voor de volgende doeleinden:

  1. Om uitvoering te geven aan overeenkomsten tussen u en Multi-Office;
  2. Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, of in sommige gevallen de fiscale bewaarplicht.
  3. Om de website en de diensten van Multi-Office te analyseren en verder te ontwikkelen en optimaliseren.
  4. Voor andere bedrijfsmatige doeleinden, zoals gegevensanalyse, rapportages en audits;
  5. Voor beveiliging van de website en andere producten (zoals applicaties en software) en het tegengaan van fraude en misbruik van de website en/of deze andere producten (zoals applicaties en software).

Dataminimalisatie
Bij alle stappen in het gegevensverwerkingsproces d.i. gegevensverzameling, inclusief opslaan van gegevens en het gebruik ervan, houden wij ons streng aan de actuele wetgeving inzake gegevensbescherming. Multi-Office verwerkt uw persoonsgegevens alleen indien en voor zover dat nodig is voor de hiervoor genoemde doeleinden. Persoonlijke gegevens die u met ons deelt, zullen wij zonder uw nadrukkelijke toestemming niet voor andere doeleinden inzetten, en nooit voor marketingdoeleinden aan derden verkopen, verhuren of doorgeven aan derden. Intern krijgen alleen die afdelingen en medewerkers die dat nodig hebben voor de uitoefening van hun functie, toegang tot uw persoonsgegevens.

Het gebruik van cookies
Wat zijn cookies?
Multi-Office maakt gebruik van cookies en andere vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine (tekst)bestanden die tijdens het gebruik van de website op uw computer, tablet of smartphone worden aangemaakt en opgeslagen. De cookies die via de website van Multi-Office worden geplaatst, kunnen uw apparaat of de bestanden die daarop opgeslagen staan niet beschadigen.

Soorten cookies
Multi-Office maakt gebruik van functionele en analytische cookies om de dienstverlening verder te kunnen verbeteren. Hieronder wordt uitgelegd wat deze cookies zijn en wat Multi-Office met deze cookies doet.

Functionele cookies
De functionele cookies zorgen ervoor dat de website goed functioneert en u bijvoorbeeld uw accountinformatie kunt inzien.

Analytische cookies
Multi-Office maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. Het adres van uw computer (IP-adres) wordt overgebracht naar Google en door Google opgeslagen op de door Google beheerde servers. Lees het privacy-beleid van Google voor meer informatie. Er is een cookie opt-out beschikbaar voor deze analytische cookies. Meer informatie hierover kunt u lezen via de volgende link: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Weigeren cookies
Het gebruik van de cookies is optioneel. Wanneer u dit niet wilt, kunt u de instellingen van uw browser hiervoor aanpassen. U kunt ook altijd geïnstalleerde cookies verwijderen van uw computer, tablet of smartphone.

U kunt onder andere dit stappenplan van de consumentenbond raadplegen:
https://www.consumentenbond.nl/internet-privacy/cookies-verwijderen

Nieuwsbrief
U kunt uw e-mailadres opgeven voor het ontvangen van de nieuwsbrief. Met de nieuwsbrief houden wij u op de hoogte van acties en informeert Multi-Office u over haar diensten en producten die mogelijk voor u interessant kunnen zijn. Het e-mailadres wordt alleen met expliciete toestemming toegevoegd aan een lijst met abonnees. Het abonneebestand wordt niet aan derden verstrekt. Iedere nieuwsbrief bevat daarnaast een afmeldknop. Wij verwerken en bewaren uw gegevens in principe voor de duur van uw akkoord. Uiteraard kunt u de verleende toestemming te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar: webshop@multi-office.nl.

Beveiliging
Multi-Office hanteert een beveiligingsniveau voor het verwerken van persoonsgegevens dat binnen de mogelijkheden van de huidige technieken voldoende moet zijn om ongeautoriseerde toegang, wijziging, publicatie of verlies van uw persoonsgegevens tegen te gaan.

Wanneer u ongeoorloofd gebruik van persoonsgegevens constateert, verzoeken wij u vriendelijk om ons hiervan op de hoogte te stellen door een e-mail te sturen naar: webshop@multi-office.nl.

Toestemming
Wij zullen uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan hierboven beschreven, tenzij u daar nadrukkelijk uw toestemming voor heeft gegeven of wanneer Multi-Office de gegevens volgens een wettelijke verplichting de gegevens moet verwerken (bijvoorbeeld aan overheidsinstanties).

In alle gevallen waarin u voor een bepaalde gegevensverwerking toestemming hebt gegeven, heeft u het recht die toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens niet meer mogen verwerken.
Het kan zijn dat Multi-Office u daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.

Wat zijn uw rechten?
Onder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming beschikt u over een aantal rechten met betrekking tot uw gegevens en de verwerking ervan:

Inzage
Wanneer u de persoonsgegevens wilt inzien die bij Multi-Office over u zijn vastgelegd en worden verwerkt, kun u een verzoek tot inzage doen via webshop@multi-office.nl.

Wijzigen
Als u veranderingen wilt aanbrengen in de persoonsgegevens die u heeft gezien naar aanleiding van een inzageverzoek en die u niet zelf in uw account kunt veranderen, kun u een verzoek hiertoe doen bij Multi-Office. U kunt verzoeken dat Multi-Office uw gegevens wijzigt, verbetert, aanvult, verwijdert of afschermt, voor zover dit niet strijdig is met een wettelijke verplichting waaraan Multi-Office moet voldoen door uw persoonsgegevens te verwerken.

Beperken van de verwerking
U heeft daarnaast, onder voorwaarden, het recht om Multi-Office te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

Recht van bezwaar
Als een bepaalde verwerking op grond van het ‘gerechtvaardigd belang’ van Multi-Office of een derde plaatsvindt, heeft u het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking.

Gegevensoverdracht
U heeft het recht uw persoonsgegevens van Multi-Office te verkrijgen. Multi-Office zal deze verstrekken in een gestructureerde en gangbare vorm, die op eenvoudige wijze in andere gangbare digitale systemen te openen valt. Op deze manier kunt u uw gegevens ook bij een andere aanbieder onderbrengen.

Toestemming intrekken
In alle gevallen waarin de grondslag voor een bepaalde gegevensverwerking uw toestemming is, heeft u het recht die toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens dan niet meer mogen verwerken. Het kan zijn dat Multi-Office u daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.

Reactie door Multi-Office
Een verzoek kan verstuurd worden naar webshop@multi-office.nl.
Multi-Office zal uw verzoek zo snel mogelijk inwilligen en in elk geval niet later dan één (1) maand nadat Multi-Office een dergelijk verzoek heeft ontvangen. Indien Multi-Office uw verzoek afwijst zullen wij in ons antwoord aangeven waarom het verzoek wordt afgewezen.

Waar kunt u terecht met klachten en vragen?
Mocht u nog vragen hebben over de privacyverklaring en de wijze waarop Multi-Office uw gegevens gebruikt, kunt u een e-mail sturen naar webshop@multi-office.nl. Ook als u een klacht heeft over de manier waarop de gegevens worden verwerkt. Daarnaast kunt u altijd contact opnemen met de bevoegde nationale toezichthouder op het gebied van privacybescherming. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Derden
Wij zullen uw persoonsgegevens niet zonder uw toestemming aan derden doorgeven, tenzij:

  1. Dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de dienstverlening door Multi-Office en/of het afleveren van bestelde producten;
  2. Multi-Office op grond van een wettelijke verplichting of in een noodgeval gehouden is persoonsgegevens door te geven aan overheidsinstanties;
  3. Indien er een reorganisatie of overdracht van bedrijfsactiviteiten plaatsvindt bij Multi-Office met als gevolg dat Multi-Office persoonsgegevens moet overdragen aan een andere organisatie.

Multi-Office maakt met derde partijen goede afspraken over de beveiligingseisen met betrekking tot uw persoonsgegevens en leggen deze contractueel vast.

Privacyverklaring derden
Op de website van Multi-Office treft u een aantal links aan naar externe websites. Multi-Office kan geen verantwoordelijkheid dragen op de manier waarop deze externe partijen met uw gegevens omgaan. Lees hiervoor de privacyverklaring van de externe website die u bezoekt.

Bewaartermijn
Multi-Office bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld.

Contactgegevens Multi-Office
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op met Multi-Office, hieronder vindt u onze gegevens:

Naam: Multi Office Franchise B.V.
Adres: Eikenlaan 259, 2404 BP, Alphen aan den Rijn
E-mailadres: webshop@multi-office.nl
Kamer van Koophandel: 28071943

Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan te allen tijde worden gewijzigd. De meest actuele privacyverklaring kunt u vinden op de website.